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開放式辦公室原來弊大于利
2018-03-07
  如果你每天上班總是分心、沒有干勁兒,甚至討厭自己的工作,除了進行自我檢討以外,你可能還要挑挑所處辦公室的“毛病”。隨著谷歌、雅虎等公司相繼采用了開放式辦公空間,近年來,這種辦公模式開始風靡全球,許多公司都效仿這種鼓勵創意、鼓勵同事間交流、加強合作的“裝修”形式。不過,改變座位安排和活用辦公室“技術”真的能讓員工更有效率嗎?許多年輕、快速發展的創業公司可能很青睞這種環境,例如國內外一些提供給創客辦公的平臺,但并不是每家公司都適合“效仿”。最近一項新研究發現,建立開放式的工作環境只是“看上去很美”,這種辦公形式可能反而造成員工的“痛苦”。
  人數越多工作滿意度越低
  我們的辦公方式正在發生變化,越來越多的企業開始拒絕傳統,選擇了開放式辦公。不過,《斯堪的納維亞工作、環境與健康期刊》上發表的研究顯示,在開放環境中工作不利于提高生產效率,員工會分心、感到煩躁,反而很難與同事進行很好的交流。此前的研究也表明,當與其他人分享辦公空間時,職員們更容易分心。瑞典卡爾斯塔德大學服務研究中心的人員研究了辦公室類型和員工滿意度之間的聯系,“結果顯示,分享同一辦公空間的員工人數與工作滿意度之間呈現出負相關的關系。人數越多,滿意度越低。”該研究的主要作者托拜厄斯·歐特布林說。
  研究人員就兩個因素對辦公室職員進行了“考察”——與同事互動的難易度和整體的幸福感。研究發現,相比在其他類型辦公室工作,在3-9人的小規??攀嬌占浜?0-20人的中等規??趴占淅錒ぷ韉腦憊の蘼芻ザ潭然故切腋8卸幾?。
  歐特布林認為,開放式辦公室可能具有短期的經濟效益,例如老板們不用考慮墻體隔斷,樓層空間利用率也更高。但是考慮到工作滿意度和幸福感降低導致的成本增加,這種效益就“功不抵過”了。所以,公司的決策者在選擇一種特定的辦公室類型是應該考慮到對員工的影響,而不是只專注于哪種布局更有靈活性、看上去更具生產力、更劃算,甚至更加“流行”。
  思路三分鐘就會被打斷一次
  根據在英國電信專門從事數據、分析和新興技術研究的專家妮可·米勒德的說法,除了工作滿意度較低以外,在開放式辦公室中工作的員工平均每三分鐘就會被“打斷”一次思路。
  在接受《每日電訊報》采訪時米勒德表示,大型辦公室效率低下,未來必將消亡。尤其對于內向的員工來說,這種空間對他們的“打擊”更大。
  開放式工作空間設計的初衷是鼓舞士氣、鼓勵團隊合作,這就要求員工們與他們經常合作的同事距離更近一些,最好坐在一起。但是妮可表示,如果人們靠得太近,都集中在一起的話,就會出現社交尷尬,一些人會選擇沉默,就好像被困在電梯里一樣。畢竟員工們不都是“自來熟”,更不是都喜歡將自己的工作“習性”全部暴露在同事面前。“開放式辦公室的問題在于,它是一種‘一刀切’的模式,實際上并不適合任何人。”米勒德說。我們每3分鐘就會被打斷一次,而想要找回原來的思路、回到“正軌”上,則要花費8到20分鐘。
  任務切換分心模式耽誤事兒
  米勒德認為,在諸多“分心術”中,最常見、最主要的要數查收電子郵件、頻繁開會和與其他同事互動了,這些分散注意力的事情會讓員工進入到一種“任務切換”模式中。這種模式可不像聽起來一樣輕松,我們平時使用電腦,切換不同程序時還會遇到死機、卡頓的現象,人腦更是招架不住這么多程序“緩存”。
  事實上,這種任務切換模式時常導致有工作被忽視或被遺忘,其中一個常見的情形就是,當你起身準備收工迎接下班后的美好生活時,卻猛然發現自己的電腦中有未關閉的窗口和尚未發送的電子郵件。很顯然,你的大腦在“打岔”后就把它們徹底丟到腦后了。
  未來有望營造咖啡辦公環境
  那么,這是否意味著所有工作都將受到影響呢?
  米勒德認為沒有這么夸張,因為社交和團隊合作仍然是未來工作中的必要組成部分。只不過,我們應當重新考慮辦公空間的“定義”,員工們需要一種平衡,來區分“我們”和“我自己”,公司的決策者也要提供給員工選擇如何工作的機會,比如在家辦公等。
  當然,大家一起在家工作不太現實,畢竟“家里蹲”看著美好但是寂寞,又有其他“分心”的因素,最好是在公司中營造一個“咖啡辦公室”的環境,讓大家既有聚在一起的機會,又有屬于自己的空間。
  米勒德就描繪了一幅未來的工作情景,員工們都是“背包客”,把辦公室裝在自己的包里,三三五五的小團體自行聚集在一起工作,地點可能是咖啡店也可能是一個提供空間的“咖啡辦公室”環境。沒準到那個時候,辦公室里的書桌都不是必需品了。
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  怎樣提高員工幸福感
  這里有5種方法可以提高員工的幸福感及效率,領導們不要吝嗇于升級“技術”,只有“先利其器”,才能讓員工們真正提高效率。
  提高無線網速
  網速慢會讓員工失去“動力”,而且也會無形中耽誤許多時間、降低效率。提高無線網的速度可以鼓勵團隊選擇不同的方式工作,而不是死守在電腦前。辦公室應配備更加可靠、更具安全性的網絡連接,提高無線信號強度,確保信號覆蓋到邊邊角角。
  改善辦公設備
  現在的員工已經不能滿足于面對笨重的老式臺式機,一邊擔心死機一邊抱怨電腦太慢了。外國云計算公司Fuze最近發布的一份報告顯示,75%的年輕員工不滿意目前的辦公設備,他們想要“消費者級別”的移動設備。在所有年齡段的員工中,43%的人因為雇主沒有提供足夠的辦公設備而不得已使用個人移動設備工作。
  更新科技產品
  在辦公空間內安裝視頻墻可以激勵團隊以創新的方式進行思考。員工們可以在上面書寫、共享瀏覽器內容,分享想法。具有交互功能的“白板”不僅能夠滿足基本寫寫畫畫的需求,也能展示視頻或幻燈片,讓員工交流方式更加豐富、效率更高。
  不用電子郵件

  利用消息服務讓員工保持聯系,即使員工在“移動”中,而且手邊只有智能手機也能創造出合作的感覺。利用不同部門的不同聊天組,隨時交流溝通、共享文件。
  用云平臺平臺
  隨著技術的進步,使用協作云技術共享團隊之間的文檔可以大大減少管理員的人數。目前一些辦公室員工的時間被低效率、傳統的工作方式和增加的管理所擠壓,造成企業人力資源的巨大浪費。利用復雜的“工具”可以有效地與他人合作來扭轉這一局面。未來的生產力要求更新、更直觀的運算工具,讓員工變得更加具有創造力。
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